ביצוע נכון של האצלת סמכויות ורמות שונות של ביצוע

24/05/2012 | מוטי סחראי

האצלת סמכויות הוא אחד מהתכנים הניהוליים החשובים ביותר.

במאמר זה נפרט לגבי האפשרויות להאציל סמכויות בצורה נכונה, כזו שתעזור לך לנהל טוב יותר את החברה ולפזר את האחריויות בין העובדים והמנהלים.

האצלת סמכויות טובה יכולה לחסוך בזמן, כך שהמנכ"ל חופשי לעסוק בדברים אחרים בזמנו ולנתב את מירב מרצו להגדלת העסק ולטיפול בנושאים בוערים אחרים.

האצלת סמכויות טובה עוזרת למנכ"ל להגדיל את המוטיבציה באירגון ולהביא לכך שהצמיחה תגיע מבפנים, כלומר מתוך הארגון.

צמיחה מתוך הארגון משמעה שהעובדים יודעים כי צפוי להם קידום וכך הם פועלים עם מוטיבציה גבוהה יותר ומביאים איכות גבוהה יותר לעבודתם.

בעיה שמנכ"לים רבים נתקלים בה היא הקושי לבצע האצלת סמכויות, ניסיון לבצע לבד מתוך החשש כי הביצוע לא יהיה טוב מספיק, כמו גם הבעיה לבצע את האצלת הסמכויות בצורה נכונה. 

כך קורה שהמנכ"ל אינו מתפנה לביצוע ניהול אסטרטגי  של העסק וכובל עצמו לעבודות שאחרים יכולים לבצע, כך העסק נמצא כל הזמן במרדף אחר ניהול שוטף ולא מתפנה כלל לעיסוק בתוכניות עתידיות, הצבת מטרות ותכנון אסטרטגי. 

דבר נוסף אחר הוא העובדה כי ניסה בעבר לבצע האצלת סמכויות ונכשל ולכן לא מתנסה בכך שוב, או לחילופין שמבצע את ההאצלת הסמכויות בצורה לא נכונה, כך מוצא עצמו המנכ"ל עם אנשים שמרגישים כי לא ניתן לסמוך עליהם, יש ספק רב אם יצליחו אי פעם להתקדם בארגון וגם כאשר נעשה ניסיון להעביר הלאה חלק מהביצועים, ניסיונות אלה עולים בתוהו ונכשלים.

כל אלה אינם מאפשרים את צמיחת העסק, אינם מפנים את המנכ"ל לדברים בהם הוא צריך לעסוק באמת ולא נותנים לעובדים להביא את מלוא הפוטנציאל שלהם.

כמובן שיש דרך נכונה לעשות זאת ועל כך אנו הולכים לדבר במאמר זה:

האצלת סמכויות בחוכמה (SMART / SMARTER)

ראשי התיבות SMART או נכון יותר SMARTER הם הדרך לביצוע האצלת הסמכויות. נקודות המפתח בעת ביצוע האצלת הסמכויות הן:

Specific – מדויק
Measurable – מדיד 
Agreed – מוסכם  
Realistic – ריאלי  
Timebound – תחום בזמן  
Ethical – אתי  
Recorded – מתועד

שני דברים חשובים נוספים שאפשר להוסיף כאן הם המרכזיות של ההנאה מהתהליך וההתלהבות ממנו.

למרות שמוטיבציה גבוהה מגיעה פעמים רבות כאשר אדם מצליח להשיג הכרה בכך שמשימה הוטלה עליו ובוצעה על ידו בהצלחה, דבר שבפני עצמו יכול להיות מלהיב ומהנה, למען האמת, אם נהיה כנים, נראה שלא תמיד אפשר להבטיח שכל האנשים שהואצלו עליהם הסמכויות יעבדו במהנה או בהתלהבות.

מהם השלבים להאצלת סמכויות?

1. הגדירו משימה
חשבו על משימה שמתאים להאציל אותה. האם היא עומדת בתנאים של SMART?

2. בחרו את היחיד או את הקבוצה
מהן הסיבות לכך שאתה מאציל את הסמכויות הללו לאדם זה  או לקבוצה זו?

מה הם הולכים להשיג מזה?

מה אתה הולך להשיג מזה?

3. עשו הערכה של היכולות ושל צורכי ההכשרה
האם האדם האחר או קבוצת האנשים מסוגלים לביצוע המשימה? האם הם מבינים מה נדרש מהם? אם לא, לא ניתן לבצע את האצלת הסמכויות

4. הסבירו את הסיבות
עליכם להסביר מדוע המשימה או האחריות מועברת ומדוע היא מועברת דווקא אליהם. מהי החשיבות והרלוונטיות שלה? איפה היא מתאימה בתמונה הרחבה יותר.

5. הצהירו על התוצאות הצפויות
מה יש להשיג? בדקו על ידי בקשת וקבלת משוב כי הם מבינים מה נדרש ואיך המשימה תימדד. וודאו כי הם יודעים איך אתם תמדדו שהמשימה בוצעה בהצלחה.

6. שקלו משאבים נדרשים
דונו והסכימו על מה נדרש כדי לסיים את המשימה. קחו בחשבון את האנשים, המיקום, הציוד, הכסף, החומרים וכל דבר אחר שקשור לפעילות המבוצעת.

7. הסכימו על מועד לסיום המשימה
מתי העבודה צריכה להסתיים? או אם זו משימה מתמשכת, מהם תאריכי ההצגה? מהם התאריכים להגשת הדו"חות? אם המשימה מורכבת ויש לה שלבים או חלקים שונים, מהם סדרי העדיפויות?

בנקודה זו יתכן ועליכם לוודא את ההבנה של האנשים בנוגע לנקודות הקודמות ולקבל רעיונות ופרשנויות, כמו גם להראות לכם שהמשימה יכולה להתבצע. זה עוזר לחזק את המחויבות.

8. תמיכה ותקשורת
חשבו על מי עוד צריך לדעת מה קורה והודיעו להם. ערבו את האנשים האחרים במחשבה על מי עוד צריך לדעת על כך. אל תתנו לאנשים שהאצלתם אליהם את הסמכויות, להודיע לעמיתים שלכם על תפקידם החדש. למדו את האנשים את כל הנדרש לדעת, פרוטוקולים, הגדרות, מדיניות ועוד.

9. משוב על תוצאה
זה מהותי שהאדם שמבצע את המשימה ידע איך הוא מתקדם והאם השיג את המטרה. אם לא, עליכם לשבת עימם ולדבר על למה הדברים לא עבדו לפי התוכנית ולהתעמת עם הבעיות. עליכם להכיל את התוצאות של הכישלון ולהצליח לתת להם מילה טובה על הצלחות.

רמות שונות של האצלת סמכויות

האצלת סמכויות אינה רק לומר לאדם  אחר מה לעשות.

יש טווח רחב של חופש משתנה שניתן להעניק למבצע המשימה.

ככל שאותו אדם אמין ומיומן, כך מידת החופש אותה ניתן לתת לו. ככל שהמשימה יותר חשובה כך עליכם להיות בבקרה גבוה יותר ולהיזהר במידת החופש הניתנת, במיוחד אם התפקיד  או המשימה תלויים בתוצאה טובה. דאגו לבחור את הצורה המתאימה ביותר לפי הסיטואציה.

חשוב לשאול את האדם מהי מידת האחריות שהוא מרגיש עימה בנוח. למה לנחש?

כאשר שואלים, ניתן לדעת בצורה ודאית ולהגיע למידת הסכמה. חלק מהאנשים הם החלטיים, האחרים פחות. זוהי האחריות שלכם להסכים עימם על מידת החופש המתאימה, כך שהתפקיד שלהם יתבצע בצורה אפקטיבית ובמעורבות מינימאלית הנדרשת ממך. לערב את האדם האחר על הסכמה לגבי מידת החופש הניתן, מאפשרת ליצור מעיין חוזה עבודה.

דוגמאות לרמות שונות של האצלת סמכויות

הדוגמאות כאן הן רמות שונות של האצלת סמכויות המאפשרות מרחב חופש כזה או אחר למבצעי המשימה. רמה 1 היא הרמה הנמוכה ביותר של החופש (למעשה אין חופש כלל). רמה 10 היא הרמה הגבוהה ביותר והיא זו הנמצאת בצורה הנדירה ביותר בחברות.

1. "חכה עד שיגידו לך" או "תעשה בדיוק מה שאני אומר" או "פעל בדיוק לפי ההוראות הללו" – אלה הן הוראות. אין כאן חופש בכלל.

2. "הסתכל בזה ואמור לי מה הסיטואציה. אני אחליט" – זוהי בקשה לחקירה ולניתוח של הסיטואציה, אך ללא המלצות. האדם שלו הואצלו הסמכויות נשאר אחראי.

3. "הסתכל בזה ואמור לי מה הסיטואציה. נחליט ביחד" – כאן יש שינוי משמעותי מרמה 2. רמה זו של האצלת סמכויות מעודדת ומאפשרות לבצע ניתוח ולקחת החלטה משותפת, אשר יכולה להיות מועילה ביותר לשני הצדדים ולהתפתחותם.

4.  "אמור לי מה הסיטואציה ובמה אוכל לסייע לך על מנת שתוכל לטפל בזה. אז נבצע את ההחלטה" – רמה זו פותחת  את האפשרות לחופש רב יותר לניתוח ולקבלת החלטות, שני אנשים מחליטים מה מתאים לביצוע. שוב פעם זו רמה המסייעת בצמיחה ובהגדרה של המערכות יחסים

5. "תן לי את הניתוח שלך לסיטואציה (סיבות, אפשרות, בעד ונגד) והמלצה. אני אתן לך להחליט אם תוכל להתקדם הלאה – רמה זו דורשת ניתוח והמלצה, אבל אתה תבדוק לפני ביצוע ההחלטה.

6.  "תחליט ותודיע לי מה החלטתך וחכה לאישור שלי לפני שתתקדם" – האדם האחר בטוח בניהול הסיטואציה ובאפשרויות וכנראה הוא מוכשר מספיק בכדי לקחת החלטה ולבצע אותה, אך מסיבות של חשיבות המשימה או מסיבות של כישרון אישי או תנאים משתנים אחרים, המנכ"ל מעדיף לשמור על שליטה בתזמון.

רמה זו של האצלת סמכויות יכולה להיות מתסכלת עבור חלק מהאנשים אם  נעשה בה שימוש לעיתים קרובות ולאורך זמן ממושך וכאשר אנשים צריכים להמתין אחרי שהשקיעו זמן ומאמץ יש להסביר להם את הסיבות להמתנה.

7. "תחליט ותודיע לי מה החלטתך, לאחר מכן התקדם אלא אם כן אני אומר לעצור" – כעת האדם האחר מתחיל לשלוט בפעולה. הגדלת האחריות האיטית חוסכת זמן. ברירת המחדל היא כעת חיובית ולא שלילית. זהו שינוי משחרר בהאצלת סמכויות וכזה שיכול להיות אפקטיבי ביותר כאשר מחפשים צמיחה של אנשים בארגון.

8. "תחליט ותפעל – הודע לי מה עשית (ומה קרה)" – רמה זו של האצלת סמכויות חוסכת אפילו זמן רב יותר. רמה זו מאפשרת מעקב של המנהל אחרי הביצוע, דבר שהינו הכרחי כאשר אנשים מנוהלים עם מרחב גדול יותר.

9. "תחליט ותפעל. אין צורך שתודיע לי" – זהו החופש הגדול ביותר שניתן לתת לאדם. רמה גבוהה של ביטחון עצמי היא הכרחית כאן ובדרך כלל הערכת הביצוע תתבצע  לפי התוצאות הכלליות. בדרך כלל שבועות או חודשים מאוחר יותר. הפידבק נשאר כלי מרכזי וחשוב למרות שמערכת היחסים כאן הופכת להיות מעט שונה.

10. "תחליט היכן שנדרש ותנהל את הסיטואציה בהתאם. זה תחום האחריות שלך כעת" – החופש הרב ביותר שניתן לתת לאדם האחר ושבדרך כלל לא ינתן ללא שינוי בתפקיד העובד. זוהי האצלת סמכויות אסטרטגית. זה נותן לעובד אחריות להגדיר מה קורה בפרויקט. משימות, ניתוחים וקבלת החלטות הכרחיים עבור ניהול התחום. האצלת סמכויות זו לוקחת חלק מהתפקיד שלך – לא רק משימה או פרויקט.

 

111 שתף בפייסבוק

כתיבת תגובה